導入時から後任への引継ぎ、そして自身の転勤まで
サービスのすべてを経験した人事担当者から見た
「転勤ラクっとNAVI」
2014年から転勤ラクっとNAVIを導入。導入は「お部屋探し」サービスから。当初、引越しはグループの物流会社で手配。2017年1月より「引越し」サービスも利用開始。今回はサービス導入時から窓口として弊社とともに転勤業務をご担当いただき、2018年に新しいご担当者様への引継ぎ、ご自身も実際に転勤ラクっとNAVIでの転勤を経験された、「元人事部門」のご担当者様へお話を伺いました。
「お部屋探し」からスタート、導入時の混乱はなかった
『転勤ラクっとNAVI』を導入されたきっかけを教えてください。
| ご担当者様: | きっかけは、営業の方から提案を受けて。まずは「お部屋探し」のみで導入することにしました。引越しのメニューも提案していただきましたが、当社はグループの物流会社を利用するルールでしたので、引越しはお断りをさせていただきました。 |
導入前に転勤業務に割く時間はどのくらいだったのでしょうか。
| ご担当者様: |
人事部門が費やしていた「時間」でいうと、それほど多くはなかったです。住宅は社員が自分で探してくるフローでしたし、引越しもグループの物流会社へそのまま申込書を送るだけ、という状況でした。ですので、手配の部分では直接的に人事部門がかかわる時間というのは多くないですね。 ただ、引越しに関しては物流会社と本人との間に起きてしまうトラブルが少なからずあり、不明点の解消にはどうしても人事部門が間に入らなければならないことが多く、その対応に追われることが「手間」として存在していました。年間100名ほどある異動の8割が4月に、残りの2割が10月に集中していましたので、3月は特に忙しかったですね。（※現在は決算期が変わり、その比率は逆転。） |
2017年「引越し」も導入、大型人事異動でもスムーズなスタート
「引越し」導入時の社内の様子はいかがでしたか？
| ご担当者様: | 決算期が変わる調整期だった2017年1月、大型人事異動発令のタイミングで導入しました。社員からの操作方法に関する質問や不満の声は全くなかったですね。基本的に頂いたマニュアル通りに入力すれば、誰でもそのまま使うことができていました。 |
転勤者情報のご入力は、人事ご担当者様と転勤者様のどちらの比率が多いですか？
| ご担当者様: | 完全に後者（転勤者）ですね。入力からサポートセンターのヒアリング対応までは転勤者本人、決裁は人事部門が行っています。人事部門のスタッフからも操作方法についての質問はほとんどありませんでした。 |
実際に運用してみて、使いづらかった部分はありますか？
| ご担当者様: |
画面が見づらい、操作が分かりにくいなどの声は･･･思いつく限りではないですね。たまに目にしたのは、登録完了時の通知メール（人事部門担当者へ届くメール）で漢字の名前とフリガナの入力が逆になっているパターン。そこは入力を間違えやすいんでしょうかね。 また、当社には『住宅は個人での契約（会社から手当てを支給）』『引越しは会社での費用負担（法人払い）』という独自ルールがあるのですが、サポートセンターのヒアリング時に本人へ個人払い・法人払いを確認され、本人はお部屋探しのつもりで「個人」と伝えたが、引越しが「個人払い」と誤って登録されてしまったことがありました。サポートセンターからの問題ないかの確認連絡で発覚しましたが、そういう社内独自ルールをきちんと把握してくれて確認をくれるサポートセンタースタッフと、ヒアリングするサポートセンタースタッフがもう少し情報連携ができていればこういうことは起きなかったのかなと。 以前、ちょっと難しいと言われちゃったんですが…将来的にはそういう独自ルールがシステム上のフォーマットなどで、私たち人事総務が見る管理画面、転勤者が見る画面、サポートセンターで確認する画面で共有できるようになると嬉しいですね。 |
従業員の満足と会社のコスト管理、どちらも叶えたサービス
大型異動の対応を終えて、いかがでしたか？
| ご担当者様: |
これまでグループの物流会社へ引越しを依頼していたときは、大手引越会社数社の中から本人が希望する1社へ見積りを依頼していました。その場合、特に繁忙期はその1社が希望日に引越しが出来ない場合もあり、そこから本人との調整が必要になったり、他の会社に見積りを取り直す必要が出てきたり･･･と手配に手間と時間がかかっていました。料金も提示された見積りでそのまま手配していたので漠然と「高いな」という印象はありました。 転勤ラクっとNAVIを導入したことで各社の料金が比較できるようになり、コストは確実に下がりました。中には「見積りを出せない会社」もあって、それはそもそもその日程では引越しが出来ない会社でした。そういう引越しが出来ない会社が事前に画面上で確認できたことは大きかったですね。調整の手間がなくなりました。 当社は必ず一番安い引越会社にしなければならないルールではなく、料金の安い3社の中から社員が希望する引越会社を選べるようにしています。それでも以前に比べれば確実にコストは下がりましたね。自分で会社を選べることで従業員側の満足度も維持できていますし、会社側もコストを削減できました。社員と会社の要望を、どちらも叶えられたサービスだと思います。 |
導入して気づいた、思ってもいなかった効果
初めての引越しサービスの利用で大きなトラブルはなかったでしょうか？
| ご担当者様: |
今、何かあったかなと考えていたのですが･･･ほとんどなかったですね。あったとしても気づいたらサポートセンターの方が対応してくれていた、そんな感じですね。 あと、想定していなかった人事部門としてのメリットとしては、社外の方が関わってくださったおかげで社員からのクレームが減ったことでしょうか。どうしても社内の方が文句も言いやすいですからね。抑止力になっていただいています（笑）。 |
自らの転勤でわかった転勤ラクっとNAVIの弱点
先日、ご自身もご異動で転勤ラクっとNAVIを利用されたと伺いました。転勤者の目線で見る転勤ラクっとNAVIはいかがでしたでしょうか。
| ご担当者様: |
はい、まさか自分が使うことになるとは思いませんでした（笑）。 頼んでみて初めて分かったこともありましたね。例えば各社の「標準的なサービスの範囲」をもっと明確に提示してもらえると、比較するときに安心して参考にできるなと。今回、私は大手ではなく地場の引越会社を選んだのですが、ちょっとしたサービスの違いはあったんですよ。例えば大手だと標準で利用できたシューズボックスのような梱包資材が地場の会社だと無かったり、ダンボールの回収がエリア外だと難しかったり。回収の件はサポートセンターに相談したらすぐに対応していただけましたが。そういう、私たちでは気づかない細かな違いや、各引越会社の「強み」みたいな情報も転勤ラクっとNAVIのシステム上で確認ができると、もっと安心してお任せできるなと思いました。 （転勤ラクっとNAVIを）導入して地場の引越会社の見積りも同時に取るようになったことで、コスト面や手配の難しさが解消されましたが、「この会社ってどんな会社だろう」と、その引越会社を調べることもありました。社員からもそういう質問があったように思います。社員が地場引越会社を選ぶケースも多く、それでも作業に対するクレームは出てきていないので作業品質はしっかりしているのだと思いますけどね。 |
提携の引越会社は、全て弊社の選定基準をクリアした会社ではありますが…たしかに引越会社に関する情報が少ないですね。申し訳ないです。
| ご担当者様: | 例えば、そのシステム上から引越会社のホームページへリンクで飛べる、そんな簡単なことでも良いんです。従業員にも安心して選んでもらいたいですからね。是非検討してみてください。 |
人事部門のパートナーとして育っていってほしいサービス
その他、当サービスに期待することがあれば教えてください。
| ご担当者様: |
異動の時期は、引越しに関する準備や手続きの質問が社員から人事部門へ多く寄せられるんですよね。市区町村の手続きやマイナンバーについてなど、私たちも全ての情報を最新の状態で把握しているわけではないので、質問があるたびに調べたりしているんです。一般的な引越しの『よくある質問』をまとめたマニュアルや、当日までの準備のチェックリストのようなものがあれば嬉しいですね。できれば最新版で。 そこに私たちが自社の物件探しや引越しのルールを追加すれば、当社専用の『引越し準備ガイド』が完成する。 一般的な引越しに関するルールが変わったときは「転勤ラクっとNAVI」が最新情報を更新、社内ルールが変わったときには私たちが変更点だけ更新すれば良い･･･そんな風に一緒に社員の引越しがスムーズに進められるような手助けをしてくれると嬉しいです。 「転勤ラクっとNAVI」は単なる引越しの申込みサービスだけで終わらずに、『転勤で困ったらここを見れば大丈夫！』というくらいの情報が集まった転勤に関わる総合ポータルサイトのようなサービスに育っていって欲しいですね。 お部屋探しも自分で物件が探せる機能や、単身赴任用に家具つきプランの部屋やレンタル家具家電とのセットプランの案内など、そういうサービスもあると嬉しいです。 |
最後に、現在は新しいご担当者様へ引継ぎを済ませたところだそうですが、引継ぎはスムーズでしたか？
| ご担当者様: | 正直、ほとんど引き継いでいないです（笑）。情報を共有する掲示板があるので、それさえ見ればわかるよ、という感じでしたね。以前は事業所ごとの請求を分ける作業がかなりのワークボリュームだったのですが、転勤ラクっとNAVIを導入するタイミングで請求のフローも一本化できたので…人事が関与する部分はほとんどなくなってたので引き継ぐ必要がなく、簡単でしたね。 |
